Bestyrelsesmøde d. 14. januar 2009

Til stede: Hans Henrik (5C), Anda og Signe (3B), Sten (5E)

Dagsorden:

1. Opfølgning på referat fra sidste møde
2. Økonomi
3. Hjemmeside
4. Pegedag
5. Gartner
6. Generalforsamling
7. Eventuelt
   

Opfølgning på referat (pkt 1)

Kloak

Der er ikke foretaget kloakeftersyn. Dette er sket på beslutning fra Kloakudvalget

Græsklipning med robot

Sten sørger for at skaffe information omkring robotterne til generalforsamlingen og lave et prisoverslag på en evt. anskaffelse.

Der vil inden generalforsamlingen blive sendt et link rundt, så interesserede kan læse om dem. 

Økonomi (pkt. 2)

Problemet med de for sene indbetalinger af kontingent fra flere beboere bliver endnu engang diskuteret.

For øjeblikket har det ingen konsekvens, at betale for sent, og det vil bestyrelsen gerne have ændret. Hvis det får en økonomisk konsekvens må det forventes, at problemet vil kunne minimeres.

Det foreslås, at der udsendes en mail med et rykkergebyr på 200 kr. ca. 1 uge efter betalingsfristen. Og det beløb vil stige til 400 kr. efter 1 måned. Hvis det stadig ikke lykkes at få inddraget pengene, vil der sendes en mail rundt til hele Grundejerforeningen for at informere om den manglende betaling. HHL har venligt tilbudt at stå for udsendelsen af disse rykkere.

Ovenstående forslag vil bringes op på den kommende generalforsamling.

Samtidig besluttes det at undersøge muligheder for at foretage betalingerne fremover via PBS, så det hele vil køre automatisk. Bolden ligger hos kassereren.

Hjemmeside (pkt. 3)

Pegedag (pkt. 4)

På pegedagen blev der snakket om, hvorvidt den visne gren på hængepilen skulle fjernes, hvis det var en mindre sag. KS Treecare har været forbi, og det viser sig at være en større sag.

Det vil koste 6.000 kr. + moms at beskære grenene ordentligt. Og 12.000 kr. + moms hvis træet også skal beskæres i højden. Bestyrelsen indstiller denne beslutning til generalforsamlingen.

Gartner (pkt. 5)

Erik Rahbek er indstillet på at tage et år mere som gartner i grundejerforeningen. Det er vi glade for. Vi kan nok ikke forvente det bliver ved mere end højst 1 år længere, så alternativer søges.

Generalforsamling (pkt. 6)

NB: Flere af punkter blev diskuteret i forbindelse med andre punkter som er relevante for generalforsamlingen. Her følger de i listeform.

• Diskussion om græsslåmaskine-robot. Oplæg via link. Bestyrelsen mener vi bør tage en princip beslutning så vi er klar når/hvis vores gartner ikke ønsker at fortsætte. Alternativet er at sørge for en ny gartner eller at gøre det selv.
• Diskussion omkring forsinkede/udeblivende kontingent betalinger. En bedre løsning må findes for at lette bestyrelsens arbejde (eller evt. dele ansvaret). Bestyrelsen lægger op til en vedtægtsændring med et bøde forlæg (se ovenfor for detaljer).
• Bestyrelsen vil gerne have input vedrørende en eventuel hjemmeside. Omfang og økonomi. Bestyrelsen indstiller ca. 500-600 kr. som engangsbeløb og ca 200 kr. p.a.
• Beslutning om vi skal bruge et stort beløb på at beskære pilen. Bestyrelsen mener vi kan vente.
• Bestyrelsen foreslår en mulighed for at betale et mindre beløb, hvis man ikke kan sende en repræsentant til en havearbejdsdag. Alternativt er at påtage sig en arbejdsopgave på grunden efterfølgende. I første omgang er dette em samvittigheds-sag og ikke noget vi indkræver.

Eventuelt (pkt. 7)

I forlængelse af snakken om for sen kontingent indbetaling, blev havearbejdsdagene også vendt. Her er alle 9 husstande ofte ikke repræsenteret. Det er i orden at melde fra, hvis man er forhindret. Bestyrelsen diskuterer om, der skal indføres et beløb for ikke at deltage. Alternativt kan husstanden påtage sig en arbejdsopgave svarende til de 4 timer, man ikke har været med på arbejdsdagen.

Efter bestyrelsesmødet

• Vi har lovet at lægge op til en vedtægtsændring omkring de beløbsstørrelser bestyrelsen kan disponerer over uden ekstraordinær indkaldelse. Når dette alligevel skal ske er det oplagt også at foreslå en vedtægtsændring omkring rykkergebyr. HHL vil skrive et forslag.
• Angående at tilmelde kontingentet til PBS koster det ca 200 kr pr. måned. Dvs 2.400 kr om året.

Med venlig hilsen

Signe, 3B